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議事録って必要?

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議事録は社会人必須のスキル?

新入社員として入社した時に、まずやれと言われる仕事が「議事録を書くこと」である会社は結構あるのではないでしょうか。確かに、会議の内容をまとめることは、業務内容を理解する、わかりやすく簡潔にまとめる、などのスキルを高めるためにとても良いことだと思います。
ただ、そのアウトプットである議事録は、なぜ必要なのでしょうか。

何のために議事録を書くのか?

色々ありますが、私は「アクションに確実に繋げる」ということに集約されると思っています。誰がいつまでに何を行うか、これが明確になっていれば物事は前に進みます。そもそも会議の多くは何かを前に進めるために行うはずのものです。

ただ、逆に言うと、議事録が必要だということは、会議の内容が「確実にアクションに繋がっていない」とも言えるはずで、ではなぜそうなるのでしょうか。

会社や所属が違う?言った言わない?

私もよく経験があるのですが、会議で決まったアクションに対して「言った言わない」で認識が違う(下手すると揉める)ことがあります。そのせいでアクションが実行されない。そのための「保険」として議事録が存在している意義はある程度あるとは思います。

社内のある程度コミュニケーションを取れている間の会議では、「忘れる」ということを防ぐということも多いのではないでしょうか。私はそれ自体仕事の質が低いか、忘れてやらなくても害が無いのであれば、そもそもそのアクション自体必要なかったのではないかと疑ってしまいますが(笑)。

使わなければやめるべき

そういう事実を鑑みると、議事録というのはほぼ使われないのではないでしょうか。私も多くの議事録を書いてきましたし、他人が書いたものを見てきましたが、ほぼ書いた数日間だけ内容を確認するだけで、「言った言わない」の揉め事以外では使ったことがありません。

もし、そのように使われない議事録があるとすれば、すべて「作り過ぎのムダ」なので、即時止めるべきでしょう。

タスクが見える化されていれば、アクションはタスクに追加するだけで良い

そもそも「忘れる」ということは、そのタスクが見える化されておらず、記憶のみに頼っているに他ありません。アクションが必要であれば、タスクに追加すればいいだけです。それが共有されていればいい。

何かを決める、資料を作る、検討会をする、など何でもタスク化できます。見える化は、チーム内では以下のようにタスクボードのようにしておけば、ここにタスクを追加して見える化する。同時に朝会などで確認すればいいだけです。常に見える化しておけば忘れることはありません。

Kanban (im Team) by o.tackeKanban (im Team)

そのようにしておけば、あとは会議自体を改善するのみです。準備、目的、コミュニケーションの手法、タイムボックスなど、明確にしながら議論をしていく。アクションはタスクにする。

議事録は無くせる

このような工夫をすることで、会社が違うなど利害が完全に一致していないなど、気軽にコミュニケーションを取れない事情があるという関係者との会議以外は、議事録はゼロにできるのでは無いでしょうか。